BEZCZYNNOŚĆ LUB PRZEWLEKŁOŚĆ – POSTĘPOWANIE ADMINISTRACYJNE

Jeśli zdarzyło się Państwu oczekiwać zbyt długo na załatwienie sprawy przez organ administracji publicznej (np. na wydanie decyzji) lub byli Państwo wzywani przez taki organ do dostarczania co chwilę to nowych, rzekomo niezbędnych, dokumentów w sprawie – pomimo tego, iż sprawę można było załatwić w oparciu o już zgromadzony materiał w sprawie – zapraszamy do zapoznania się z niniejszym artykułem. Może się przydać, jeśli znów będą Państwo stroną postępowania administracyjnego, w którym zapomniano o zasadzie szybkości postępowania administracyjnego.

Zgodnie z zasadami ogólnymi postępowania administracyjnego, organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwiane bezzwłocznie. Ponadto organy administracji publicznej powinny działać tak, aby pogłębiać zaufanie obywatela do państwa. W praktyce postępowań administracyjnych zdarza się jednak, że sprawa nie zostaje załatwiona w ustawowym terminie albo postępowanie administracyjne trwa dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy. Nie oznacza to jednak, że strona zmuszona jest do akceptowania takiego stanu rzeczy oraz zachowania bierności. W takim bowiem przypadku z pomocą przychodzi ponaglenie (art. 37 Kodeksu postępowania administracyjnego – zwanego dalej K.p.a.), które określić można jako środek prawny służący zdyscyplinowaniu organu administracji publicznej, tak aby przeciwdziałać bezczynności lub przewlekłości postępowania administracyjnego.

W jakim  terminie organ administracji publicznej powinien załatwić sprawę? Udzielając odpowiedzi na to pytanie konieczne jest sięgnięcie do treści art. 35 oraz art. 36 K.p.a., zgodnie z którymi sprawa powinna zostać załatwiona:

  • niezwłocznie – jeżeli postępowanie dotyczy sprawy, która może być rozpatrzona w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym postępowanie się toczy, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ,
  • nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania – jeżeli postępowanie dotyczy sprawy, która wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
  • nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania – jeżeli postępowanie dotyczy sprawy szczególnie skomplikowanej, która wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
  • nie później niż w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania – w postępowaniu odwoławczym,
  • nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania – w postępowaniu uproszczonym.

Przepisy szczególne mogą jednak określać odmienny termin załatwienia sprawy w odniesieniu do konkretnego jej rodzaju. Pamiętać również należy, że do terminów załatwienia sprawy nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu.
W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji obowiązany jest do zawiadomienia o tym fakcie strony. W treści zawiadomienia organ podaje przyczyny zwłoki, wskazuje nowy termin oraz poucza o prawie do wniesienia ponaglenia.

Konstrukcja ponaglenia została wprowadzona do polskiej procedury administracyjnej nowelizacją Kodeksu postępowania administracyjnego z dnia 07.04.2017 r. i zastąpiła funkcjonujące uprzednio zażalenie na bezczynność lub przewlekłość postępowania administracyjnego.
Zgodnie z art. 37 K.p.a. stronie (oraz podmiotowi na prawach strony) przysługuje prawo do wniesienia ponaglenia w przypadku wystąpienia bezczynności organu lub przewlekłości postępowania administracyjnego. Zgodnie z definicją legalną zawartą w przywołanym powyżej przepisie, bezczynność oznacza niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35 K.p.a. lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 K.p.a. Natomiast przewlekłość występuje w sytuacji kiedy postępowanie administracyjne jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy. Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym w doktrynie z przewlekłością postępowania administracyjnego będziemy mieć do czynienia kiedy organ postępowania administracyjnego nie dochowa należytej staranności w takim zorganizowaniu postępowania, aby mogło zostać ono zakończone w rozsądnym terminie. Przykładowo przewlekłość może wystąpić jeżeli organ dokonywał będzie czynności pozornych czy nieistotnych dla rozstrzygnięcia sprawy.
Ponaglenie powinno czynić zadość ogólnym warunkom przewidzianym dla pism wnoszonych w postępowaniu administracyjnym określonym w art. 63 K.p.a., a ponadto zgodnie z wymogiem szczególnym określonym w art. 37 § 2 K.p.a. – zawierać uzasadnienie, w którym strona przytoczy okoliczności świadczące o wystąpieniu bezczynności organu lub przewlekłości postępowania administracyjnego. Ponaglenie wnoszone  jest za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie do organu wyższego stopnia. Natomiast jeżeli nie ma organu wyższego stopnia ponaglenie wnoszone jest do organu prowadzącego postępowanie.
Odmiennie niż w przypadku uprzednio funkcjonującego zażalenia na bezczynność lub przewlekłość postępowania administracyjnego, w odniesieniu do ponaglenia, ustawodawca zakreślił zawity termin 7 dni, w którym to terminie organ prowadzący postępowanie jest obowiązany przekazać organowi wyższego stopnia ponaglenie, niezbędne odpisy akt sprawy oraz swoje stanowisko odnoszące się do ponaglenia. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, że organ prowadzący postępowanie nie przekazuje organowi wyższego stopnia akt sprawy, a jedynie niezbędne odpisy, co jak się wydaje ma na celu uniknięcie ewentualnego tamowania  załatwienia sprawy, której ponaglenie dotyczy.

Ponaglenie powinno zostać rozpatrzone w zawitym terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Jeżeli ponaglenie rozpatruje organ wyższego stopnia, termin ten liczy się od dnia przekazania ponaglenia wraz z aktami sprawy oraz ustosunkowaniem się organu prowadzącego postępowanie. Natomiast w przypadku rozpatrywania ponaglenia przez organ prowadzący postępowanie (brak organu wyższego stopnia) – 7-dniowy termin na jego rozpoznanie liczy się od dnia otrzymania ponaglenia.
Forma, w której następuje rozpatrzenie ponaglenia uzależniona jest od faktu przeprowadzania tej czynności przez organ wyższego stopnia (dewolutywność) lub przez organ prowadzący postępowanie (brak dewolutywności). W pierwszym przypadku rozpatrzenie ponaglenia kończy się postanowieniem, w którym organ wyższego stopnia stwierdza czy organ prowadzący postępowanie dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, jednocześnie określając czy nastąpiło to z rażącym naruszeniem prawa. Ponadto jeżeli stwierdzona zostanie bezczynność lub przewlekłość organ wyższego stopnia zobowiązuje organ prowadzący postępowanie do załatwienia sprawy w wyznaczonym terminie (tylko jeżeli postępowanie jest niezakończone, co oznacza, że skarżony organ może załatwić sprawę w toku postępowania w przedmiocie rozpoznania ponaglenia) oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających. W drugim natomiast przypadku, kiedy ponaglenie rozpatruje organ prowadzący sprawę, nie jest wydawane postanowienie, a w przypadku stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości organ niezwłocznie załatwia sprawę oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, w razie potrzeby może również zarządzić podjęcie środków zapobiegających.

Podsumowując, instytucja ponaglenia stanowi w postępowaniu administracyjnym narzędzie strony (podmiotu na prawach strony) służące jej do obrony przed bezczynnością organu administracji publicznej lub przewlekłością postępowania administracyjnego. Ponaglenia nie należy utożsamiać z typowym środkiem zaskarżenia w postępowaniu administracyjnym. Bowiem nie prowadzi do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a służy zweryfikowaniu (zdyscyplinowaniu organu) w zakresie bezczynności lub przewlekłości postępowania.

asystent prawny Mateusz Sławik
radca prawny Magdalena Kaczkowska

fot. Pixabay